El presente documento establece los términos y condiciones que regulan la relación entre ICOMALLAS S.A. y sus contrapartes.
1. ACEPTACIÓN DE TERMINOS Y CONDICIONES
Con la firma del formulario de debida diligencia, el titular declara que ha leído, entendido y aceptado de manera libre, previa y expresa la totalidad de los términos y condiciones establecidos por ICOMALLAS S.A obligándose a su cumplimiento en el marco de la relación comercial o contractual. Así mismo, manifiesta que la información suministrada es veraz, completa y verificable, y que conoce las políticas internas aplicables, incluyendo aquellas relacionadas con transparencia, ética empresarial y cumplimiento normativo.
2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El titular de la información autoriza de manera previa, expresa e informada a ICOMALLAS S.A. para recolectar, almacenar, usar, actualizar, consultar, transmitir y transferir sus datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Política de Tratamiento de Datos Personales vigente de ICOMALLAS S.A y demás normas aplicables para fines relacionados con
cumplimiento normativo, debida diligencia, gestión de riesgos, control interno y auditoría.
El tratamiento de la información podrá realizarse directamente por ICOMALLAS S.A. o a través de terceros autorizados, e incluye el uso de los datos para la gestión de relaciones comerciales, contractuales, administrativas, contables, financieras y laborales; validación de identidad y antecedentes; cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias; gestión de riesgos; consultas en listas restrictivas; prevención del fraude; actividades de auditoría y cumplimiento; así como para la ejecución de los controles asociados a SAGRILAFT y PTEE.
El titular declara conocer que sus datos podrán ser almacenados en sistemas de información propios o de terceros, ubicados dentro o fuera del territorio nacional, garantizando en todo caso las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información.
Así mismo, manifiesta haber sido informado sobre sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales y revocar la autorización otorgada, conforme a los procedimientos establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de ICOMALLAS S.A., disponible en el siguiente enlace: Política de tratamiento de datos personales.
3. AUTORIZACIÓN Y DECLARACIÓN SAGRILAFT Y PTEE
La CONTRAPARTE, actuando en nombre propio o en representación de la persona jurídica correspondiente, declara de manera voluntaria que la información suministrada a ICOMALLAS S.A. es veraz, completa, actualizada y verificable, y certifica que los recursos, bienes e ingresos utilizados en el desarrollo de la relación comercial provienen de actividades lícitas y no se encuentran relacionados con actividades de Lavado de Activos (LA), Financiación del Terrorismo (FT), Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM), Corrupción o Soborno Transnacional (C/ST), conforme a lo establecido en la Circular Externa No. 100-000016 de 2020 y la Circular Externa No. 100-000011 de 2021 expedidas por la Superintendencia de Sociedades.
Así mismo, declara que ni la CONTRAPARTE, ni sus socios, accionistas, administradores, representantes legales o colaboradores se encuentran incluidos en listas restrictivas o vinculantes nacionales o internacionales relacionadas con riesgos de LA/FT/FPADM o C/ST, tales como ONU, OFAC u otras que sean consultadas por ICOMALLAS S.A. dentro de sus procesos de debida diligencia y cumplimiento.
La CONTRAPARTE autoriza expresamente a ICOMALLAS S.A. para realizar consultas, validaciones y verificaciones de la información suministrada, mediante fuentes públicas, bases de datos oficiales, listas restrictivas y plataformas especializadas de gestión del riesgo, así como efectuar los reportes a las autoridades competentes cuando exista obligación legal o regulatoria.
Igualmente, la CONTRAPARTE se compromete a:
· Mantener actualizada su información comercial, financiera, jurídica y reputacional.
· Suministrar oportunamente los soportes y documentos requeridos por ICOMALLAS S.A.
· Actuar conforme a principios de ética, transparencia e integridad empresarial.
Abstenerse de ofrecer, prometer, entregar o recibir incentivos, dádivas, atenciones, beneficios o pagos indebidos a empleados, directivos o terceros vinculados a ICOMALLAS S.A., con el propósito de obtener ventajas comerciales o contractuales.
El incumplimiento de cualquiera de las obligaciones aquí establecidas, así como la identificación de riesgos asociados a LA/FT/FPADM o C/ST, facultará a ICOMALLAS S.A. para suspender o terminar de manera inmediata y unilateral cualquier relación comercial o contractual, sin que ello genere derecho a indemnización alguna, sin perjuicio de las acciones legales a que ICOMALLAS S.A. tenga derecho.
CÓDIGO: DOC-ADM-001
VERSIÓN: 001
FECHA: 04/06/2026
TERMS AND CONDITIONS SAGRILAFT AND PTEE
This document establishes the terms and conditions governing the relationship between ICOMALLAS S.A. and its counterparties.
1. ACCEPTANCE OF TERMS AND CONDITIONS
By signing the due diligence form, the holder declares that they have read, understood, and freely, previously, and expressly accepted all the terms and conditions established by ICOMALLAS S.A., committing to comply with them within the framework of the commercial or contractual relationship.
Likewise, the holder states that the information provided is truthful, complete, and verifiable, and that they are aware of the applicable internal policies, including those related to transparency, business ethics, and regulatory compliance.
2. AUTHORIZATION FOR THE PROCESSING OF PERSONAL DATA
The data holder hereby grants prior, express, and informed authorization to ICOMALLAS S.A. to collect, store, use, update, consult, transmit, and transfer their personal data, in accordance with Law 1581 of 2012, Decree 1377 of 2013, the current Personal Data Processing Policy of ICOMALLAS S.A., and other applicable regulations, for purposes related to regulatory compliance, due diligence, risk management, internal control, and auditing.
The processing of information may be carried out directly by ICOMALLAS S.A. or through authorized third parties and includes the use of data for the management of commercial, contractual, administrative, accounting, financial, and labor relationships; identity and background verification; compliance with legal and regulatory obligations; risk management; consultations in restrictive lists; fraud
prevention; auditing and compliance activities; as well as the execution of controls associated with SAGRILAFT and PTEE.
The holder declares to be aware that their data may be stored in proprietary or third-party information systems located inside or outside the national territory, always guaranteeing the security and confidentiality conditions of the information.
Likewise, the holder states that they have been informed of their rights to know, update, rectify, delete their personal data, and revoke the granted authorization, in accordance with the procedures established in the Personal Data Processing Policy of ICOMALLAS S.A., available at the following link: Personal Data Processing Policy.
3.SAGRILAFT AND PTEE AUTHORIZATION AND DECLARATION
The COUNTERPARTY, acting on its own behalf or representing the corresponding legal entity, voluntarily declares that the information provided to ICOMALLAS S.A. is truthful, complete, updated, and verifiable, and certifies that the resources, assets, and income used in the development of the commercial relationship originate from lawful activities and are not related to Money Laundering (ML), Terrorism Financing (TF), Financing of the Proliferation of Weapons of Mass Destruction (FPWMD), Corruption, or Transnational Bribery (C/TB), in accordance with the provisions of External Circular No. 100-000016 of 2020 and External Circular No. 100-000011 of 2021 issued by the Superintendence of Companies.
Likewise, it declares that neither the COUNTERPARTY nor its partners, shareholders, directors, legal representatives, or employees are included in national or international restrictive or binding lists related to ML/TF/FPWMD or C/TB risks, such as UN, OFAC, or others consulted by ICOMALLAS S.A. within its due diligence and compliance processes.
The COUNTERPARTY expressly authorizes ICOMALLAS S.A. to carry out inquiries, validations, and verifications of the information provided through public sources, official databases, restrictive lists, and specialized risk management platforms, as well as to submit reports to the competent authorities when there is a legal or regulatory obligation.
Likewise, the COUNTERPARTY undertakes to:
• Keep its commercial, financial, legal, and reputational information updated.
• Timely provide the supporting documents and information required by ICOMALLAS S.A.
• Act in accordance with principles of ethics, transparency, and business integrity.
• Refrain from offering, promising, giving, or receiving incentives, gifts, attentions, benefits, or improper payments to employees, executives, or third parties related to ICOMALLAS S.A. for the purpose of obtaining commercial or contractual advantages.
Failure to comply with any of the obligations established herein, as well as the identification of risks associated with ML/TF/FPWMD or C/TB, shall entitle ICOMALLAS S.A. to immediately and unilaterally suspend or terminate any commercial or contractual relationship, without generating any right to compensation, notwithstanding any legal actions to which ICOMALLAS S.A. may be entitled.
CODE: DOC-ADM-001
VERSIÓN: 001
DATE: 04/06/2026